ELOoffice 7.0 Version: 7.0 - ＤＴＰ概览

ELOoffice 7.0 Version: 7.0

ELOoffice - Archivierungsoftware mit Volltextrecherche von Leitz

Programmbeschreibung: ELOoffice 7.0 (Stichwörter: Archivierungsoftware, elektronische Ablage, Volltextrecherche)

Elo Office 7.0
DIE ZEITEN ÄNDERN SICH
Ordnung mit Leichtigkeit

Produkte, die den Menschen die Arbeit erleichtern, stehen hoch im Kurs. Nicht erst seit Beginn der digitalen Ära. Schon der bewährte Leitz Ordner aus dem Hause Louis Leitz - eine Erfindung aus dem Jahre 1896 - stand Pate für dieses Prinzip. Die Zeiten haben sich geändert, Schnelligkeit und Effizienz sind mehr denn je Grundpfeiler der Wettbewerbsfähigkeit. Außerdem verlagert sich der Informationsfluss mit der zunehmenden Bedeutung und Verbreitung des PC bis hin in die Privatsphäre immer weiter in den elektronischen Bereich. Die Technik ebenfalls, denn mit dem PC verlagert sich der Informationsfluss immer weiter in den elektronischen Bereich. Doch eines ist dabei gleich geblieben: Das alte Bedürfnis der Menschen nach Ordnung - Die Technik hat mit dieser rasanten Entwicklung Schritt gehalten. Bei der immens wachsenden Flut an Daten ist Ordnung gerade im Bereich der digitalen Verwaltung von Dokumenten unverzichtbar. Denn gerade am Computer sind logische und nachvollziehbare Schritte entscheidend.

ELO kennt Jeder
Die aus der Unternehmensgruppe Louis Leitz hervorgegangene ELO Digital Office GmbH in Stuttgart, entwickelt und vertreibt seit 1998 als eigenständiges Unternehmen Software für die Bereiche elektronisches Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und Workflow. Auch diese stehen - wie die Traditionsprodukte der ehemaligen Muttergesellschaft - für Werte wie hohe Zuverlässigkeit, Qualität, Leistungsfähigkeit, Solidität und Effizienz. Die Produktpalette reicht von der Einstiegslösung ELOoffice über die Client-/Server-Software für mittelständische und große Unternehmen ELOprofessional bis hin zur Java basierenden Variante für Großunternehmen und Konzerne ELOenterprise. State-of-the-Art-Funktionalität ist dabei selbstverständlich - die permanente Weiterentwicklung auf der Basis zukunftsweisender Technologien gewährleistet hohen Investitionsschutz.

Mit der neuen Version ELOoffice 7.0 erhalten nun erstmalig Funktionen, die bisher ausschließlich Anwendern in größeren Unternehmen vorbehalten waren, Einzug in kleinere Büros und Einzelarbeitsplätze. So wird die Arbeit mit den verschiedensten Dokumenten noch einfacher.

DOKUMENTE AUF TASTENDRUCK

Dokumentenmanagement für Jedermann
Mit Archiv, Aktenschrank, Ordner und Register weiß jeder umzugehen. Diese vertrauten Ordnungsmechanismen wurden auf ELOoffice übertragen und durch zukunftsweisende Technologien ergänzt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die ganze Dokumentenflut - ob Rechnungen, Geschäftsbriefe oder Notizzettel - verlagert sich vom Schreibtisch in den PC. Damit wird das Verwalten der Dokumente zum Kinderspiel.

Einfach zu Handhaben
ELOoffice lässt sich einfach installieren. Das Arbeiten mit der Software ist ohne großen Lernaufwand sofort möglich. Per Mausklick navigiert man in der Aktenstruktur, öffnet Ordner und blättert in Dokumenten. Wahlweise steht nun eine Baumstruktur (Treeview) oder die herkömmliche Ordneransicht zur Verfügung. Suchmechanismen stellen sicher, dass auch bei sehr großen Dokumentenmengen die gewünschten Informationen blitzschnell gefunden werden, selbst wenn der gesuchte Begriff im Dokument falsch oder anders geschrieben wurde, z.B. Maier statt Meyer. Mit ELO wird das Verwalten elektronischer Dokumente zum Kinderspiel, egal ob es sich um eingescannte Papierdokumente, Faxe oder Microsoft Office Dateien handelt. Mit ELO verliert man nie den Überblick. Mehr Transparenz und ein schneller Informationszugang für die tägliche Arbeit sind damit gewährleistet. Das Suchen und Kopieren der Dokumente wird komplett von ELOoffice übernommen. So einfach lassen sich Zeit und Kosten sparen.

Mehr Effizienz in der Büroarbeit
ELOoffice verfügt über Netzwerkfunktionalität, somit können mehrere Benutzer gleichzeitig mit ein und demselben Archiv arbeiten. Passwortschutz, Schlüsselvergabe, Wiedervorlage und E-Mail-Anbindung stellen sicher, dass ein effizientes Arbeiten in den Benutzergruppen möglich ist. Durch die Import-/Export-Funktion besteht die Möglichkeit, Dokumente, aber auch ganze Ordner oder Aktenschränke mobil zwischen Laptops oder der größeren ELOprofessional Version auszutauschen. Diese Kompatibilität der Produktfamilien untereinander stellt auch bei großem Wachstum einen hohen Investitionsschutz sicher.

Papier einfach scannen
Leistungsfähige Scanfunktionen schaffen schnell lästige Papierberge vom Schreibtisch beiseite und übergeben diese in das ELO-Archiv auf dem PC. Dort sind diese Seiten durch den Passwortschutz und spezielle Sicherungsmaßnahmen auf Dokumenten auch gegen unbefugten Zugriff sicher. Die Möglichkeit sein Archiv bei Bedarf auch als ein selbsttragendes DVD-Archiv zu erstellen, bietet zusätzliche Sicherheit für wichtige Dokumente. Als moderne DMS-Lösung ist ELO hervorragend in die bestehenden Büroprogramme integriert. Durch Einscannen der Papierdokumente erhält man eine ganzheitliche Sicht auf seine Dokumente. So kann vermieden werden, dass ein Teil der Dokumente weiterhin in Papierform bearbeitet wird und so ein Medienbruch entsteht.

Auf lange Sicht
Um auch nach einem Applikationswechsel Dokumente noch in der Originalansicht darstellen zu können, stellt ELOoffice einen integrierten Tiffprinter zur Verfügung.
Dieser druckt aus jeder Applikation direkt ins ELO-Archiv. Die damit erzeugten Dokumente werden im TIF-Format abgespeichert. Somit ist sichergestellt, dass Dokumente auch nach vielen Jahren ohne die ursprüngliche Applikation angezeigt werden können.

Ein System - mehrere Archive
Oft sollen verschiedene Datenbestände getrennt voneinander vorgehalten werden, z.B. geschäftliche auf Archiven im Netzwerk und private auf dem PC unter dem Schreibtisch. Mit ELOoffice 7.0 wurde nun eine Profilverwaltung eingeführt, mit der diese Anforderung sehr einfach erfüllt wird: per Mausklick kann der Anwender nun zwischen verschiedenen Archivpfaden umschalten. Diese Funktion ist ebenfalls für mobile Anwender nützlich, da ELOoffice sowohl auf ein lokales Archiv als auch auf das Archiv im Firmennetz zugreifen kann.

Wenn die Anforderungen wachsen
Neben ELOoffice gibt es weitere Produktlinien im Hause ELO Digital Office GmbH, die für gesteigerte Produktanforderungen konzipiert wurden. Bei höheren Anforderungen, wie zusätzlicher Workflowfunktionalität, dem Verwalten größerer Mengen von Dokumenten oder einer hohen Benutzerzahl, kann ohne Probleme auf die nächst höhere Produktlinie ELOprofessional oder ELOenterprise migriert werden. Hierfür hat ELO entsprechende Schnittstellen und Datenkompatibilität vorgesehen.

Sicherheit von Anfang an
Dokumente lassen sich in ELOoffice schützen - sowohl beim Arbeiten in der Gruppe, als auch beim täglichen Umgang mit den Daten. Die Anwender- und Schlüsselverwaltung definiert individuelle Zugriffsrechte. Besonders vertrauliche Dokumente lassen sich zusätzlich mit dem integrierten 128 Bit-Verschlüsselungsalgorithmus schützen. Alle Dokumente sind somit auch dann sicher, wenn PC oder Notebook einmal in falsche Hände gelangen. Trotz der hohen Sicherheitsmechanismen bleibt das System einfach und komfortabel zu bedienen.

Selbsttragende CD-/DVD-Archive
Das Fertigstellen eines Vorgangs hat oft die ordnerweise Übergabe von Dokumenten zur Folge. Das Erstellen dieser Ordner bereitet nicht unerheblichen Aufwand. Die Export-Funktionen lagern auf einfachste Weise Archive oder Teile davon aus, um diese zum Beispiel auf eine CD oder DVD zu brennen. Um dem Empfänger das einfache Navigieren und Recherchieren in den zur Verfügung gestellten Ordnern zu ermöglichen, wird der ELO-Viewer (Anzeigeprogramm) kostenlos mitgeliefert. CD einlegen und los geht's. Auf diesem Weg lassen sich selbstverständlich auch Sicherungskopien des Dokumentenbestandes komfortabel erstellen.

ERFOLGREICHES ARBEITEN

Professionelle Teamarbeit
Teamarbeit lässt sich mit ELOoffice ganz einfach gestalten:
Mehrere Benutzer können zur gleichen Zeit mit dem selben Dokument arbeiten. Die aufgabenbezogene Strukturierung der Informationen wird unterstützt durch frei definierbare Sichten und das Erstellen logischer Kopien der Dokumente. Die CheckIN-/CheckOUT-Funktion stellt zudem sicher, dass es beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten zu keinen Änderungskonflikten kommt.

Die zentrale ELO-Datenbank ermöglicht das Weiterleiten von Eingangsdokumenten an Teamkollegen im Bearbeitungsprozess.

Die Wiedervorlagefunktion sorgt dafür, dass wichtige Dokumente und Vorgänge nicht mehr vergessen werden. Hierbei kann man nicht nur sich selbst, sondern auch anderen Kollegen Aufgaben übertragen. Auf Wunsch notiert ELOoffice die Ereignisse gleichzeitig im Outlook-Terminkalender. So braucht man sich nur an einer Stelle über anstehende Aufgaben zu informieren.

Scanfunktionen auf höchstem Niveau
Immer noch machen Papierdokumente einen Großteil der Informationsmedien aus. Damit Dokumente ohne Medienbruch transparent zur Verfügung stehen, sind in ELOoffice leistungsfähige Scanfunktionen integriert. Die standardisierte Twain-Schnittstelle ermöglicht es, Scannersysteme unterschiedlichster Leistungsstärken anzuschließen. Mit einigen namhaften Hardware-Anbietern (z.B. Hewlett-Packard) gibt es spezielle Lösungen im Bundle, um zusätzliche Vorteile zu bieten. Differenzierte Scanprofile, Bildverbesserung und automatische Ablage sind nur einige Funktionen, die ELOoffice im Zusammenhang mit dem Dokumentenscanning bietet.

Jede Information schnell finden
Oft nimmt die Suche nach einem Dokument viel Zeit in Anspruch. Mit ELOoffice stehen hervorragende Suchfunktionen zur Verfügung, die wertvolle Arbeitszeit sparen. Kernstück bildet eine leistungsfähige Datenbank, die auch bei großen Datenbeständen das blitzschnelle Wiederfinden der Dokumente ermöglicht. ELOoffice erlaubt es, eigene Ablage- und Suchmasken zu definieren. So lassen sich Dokumente strukturiert ablegen und später wieder auffinden. Mit der Volltextrecherche sucht man nach Begriffen sowohl in Textdokumenten (DOC, PDF u. a.) als auch in grafischen bzw. gescannten Dokumenten (TIF). Suchanfragen werden gespeichert und können somit auch mehrfach wieder aufgerufen werden. Zudem lässt sich auch nach Begriffen suchen, deren Schreibweise nicht genau bekannt ist.

Flexibler Datenaustausch
Die Export-/Importfunktion ist sehr wichtig, um Dokumente zwischen unterschiedlichen Systemen (z.B. der großen ELOprofessional-Systemfamilie) auszutauschen. Dies stellt einen hohen Investitionsschutz dar, da die Möglichkeit besteht, Dokumente und Datenbankinformationen auch an andere Systeme weiterzugeben. Die Funktion dient aber auch zur Auslagerung bzw. zur Bereinigung des Archivs. Über die Angabe eines Haltbarkeitsdatums kann man steuern, wann Altdokumente das aktuelle Archiv verlassen sollen.

Highlights der neuen Version 7.0

Neue Features

Treeview im Archiv - statt der herkömmlichen Listenansicht wird nun die benutzerfreundliche Ansicht der Dokumente innerhalb einer Baumstruktur (Treeview) ermöglicht.
Anzeigeoptionen im Treeview als wichtig markierte Indexwerte können in der Treeview zusätzlich zur Kurzbezeichnung angezeigt werden.
Mehrfachselektion mit dem Treeview können mehrere Dokumente/Elemente auf der rechten Seite gleichzeitig selektiert werden, z.B. für den Versand per E-Mail.
Benutzeroberfläche in neuem Design
Doubleview - Dokumente in der Versionskontrolle können miteinander verglichen werden.
Soundslike-Suche ermöglicht es, ähnliche Schreibungen eines Begriffes zu finden, z.B. Mayer/Meier.
Anzeige der letzten Suchabfragen - per Mausklick kann eine Liste der schon einmal ausgeführten Suchabfragen aufgerufen werden.
Profilverwaltung - Über verschiedene Profile können sowohl lokale als auch Archive im Netzwerk verwaltet werden.
Stichwortlistenauswahl per Dialog - Stichwortlisten können wahlweise in einem Dialogfeld angezeigt werden und nicht nur per Kontextmenü.
Direkte Haftnotizen, eine weitere Form von Haftnotizen kann auch direkt auf dem Dokument angebracht werden. Diese Funktionalität steht für alle Rastergraphik-Formate zur Verfügung, z. B. TIF, BMP, JPG, PNG usw.
Unterstützung für OpenOffice.org 2.0 und Star Office 8.0
Konsistenzprüfung für die Datenbank
Verbesserte Volltext-Engine
Neues Anwenderrecht 'Versionen löschen'.
Erweiterte Dokumentenanzeige - Die direkte Dokumentenanzeige wurde um über 10 neue Dateitypen erweitert.
Dauerhaftes Entfernen gelöschter Versionen.
Erweiterung der Reportoptionen - die Optionen für den Archivreport wurden erweitert.
Überarbeitung des Funktionsbereichs Suchen
Neues Konzept für Dokumentenvorlagen: Hierarchische Sortierung, Zugriffsrechtesteuerung und Versionskontrolle sind nun verfügbar.
Seite erneut scannen - in der Postbox kann der Scanvorgang wiederholt werden, falls das Ergebnis unzureichend ist.
Neue Optionen zur 'Anzeige' - die Performance des Programms kann beim Anzeigen von Dokumenten erhöht werden.
Dynamische Zuweisung von Anzeigefiltern:
Auch Textdateien ohne die Endung *.txt können nun im Archiv anzeigt werden, z.B. *.xml, *.ini, *.pl, *.cgi, usw.
Erweiterte Postbox - nach Ablage eines Dokuments können in anderen Bereichen des Archivs automatisch Referenzen auf das gerade abgelegte Dokument erzeugt werden.
Export von Stichwortlisten: Bei dem Export von Dokumenten und Strukturelementen können dazugehörige Stichwortlisten auch exportiert werden
Dokument einfrieren und signieren (erfordert zusätzliche Signaturkomponente) - Der augenblickliche Zustand des Dokuments wird in einer TIFF-Datei gespeichert und diese anschließend mit der Signaturkomponente signiert.
Stapelsignatur: mit einer zusätzlichen Signaturkomponente können ganze Dokumentenstapel qualifiziert digital signiert werden.

SYSTEMVORAUSSETZUNGEN

Minimum

CPU mit 500 MHz, 256 MB RAM
DVD-ROM Laufwerk
Bildschirmauflösung ab SVGA (800 x 600)
Betriebssysteme: Microsoft Windows 2000, XP oder 2003
ca. 700 MB freier Festplattenspeicher für Programmkomponenten
zusätzl. Speicherplatz für Archiv (ca.1 GB pro 20.000 Scanseiten s/w)